Projektmanagement

Im Projektmanagement geht es darum, komplexe Projekte zu organisieren. Diese Organisation umfasst die Planung, die Koordination wie auch die Umsetzung eines Projektes. Das Projektmanagement ist ein Thema, mit dem sich so ziemlich jedes Unternehmen, egal welcher Branche, auseinandersetzen muss, denn nur gut geplante Projekte können erfolgreich abgeschlossen werden.

Das Projektmanagement ist eine komplexe und vielseitige Aufgabe. Daher wurde es vom Project Management Institute in neun Teilbereiche gegliedert:

1. Integrationsmanagement
Im Teilbereich Integrationsmanagement werden Prozesse festgelegt, die geeignet sind, das Projekt zu koordinieren. Vor allem befasst man sich dabei mit der Projektplanentwicklung und der Durchführung des Plans.

2. Umfangsmanagement
Hier wird der Leitungsfortschritt des Projektes verfolgt und überprüft, ob das Projekt so verläuft, wie der Plan es vorsieht. Sind Abweichungen zu erkennen, muss eingegriffen und entgegengesteuert werden.

3. Zeitmanagement
Das Zeitmanagement ist von besonders großer Relevanz, denn Fristen müssen stets eingehalten werden. Hier befasst man sich mit Vorgangsfolgen und der Dauer sowie mit der Terminplanung und Überwachung.

4. Kostenmanagement
Es ist stets wichtig, die Kosten im Blick zu halten. Ressourcen müssen effizient eingesetzt werden, sodass eine hohe Wirksamkeit bei möglichst geringem Einsatz erzielt wird. Damit hat das Kostenmanagement die Aufgabe, Ressourcen zu planen und das Budget zu verteilen und zu überwachen.

5. Qualitätsmanagement
Wird ein Auftrag erteilt, herrscht stets eine gewisse Anforderung an das Ergebnis. Das Qualitätsmanagement ist dafür verantwortlich, dass der Qualitätsanspruch des Projektes erfüllt wird.

6. Personalmanagement
Auch das Personal ist in jedem Projekt von großer Relevanz. Das Personal muss entsprechend seiner Position und seiner Fähigkeiten in das Projekt eingeplant werden. Ist nicht ausreichend Personal vorhanden, ist auch die Akquise von Personal ein Thema.

7. Kommunikationsmanagement
Um ein Projekt erfolgreich zu bewältigen, muss natürlich auch die Kommunikation stimmen, egal ob unter Mitarbeitern oder die Kommunikation zu außenstehenden Personen. Im Kommunikationsmanagement werden die Kommunikationskanäle geregelt und alle Informationen gesammelt und verbreitet.

8. Risikomanagement
Mit jedem Projekt gehen gewisse Risiken einher. Daher gilt es alle Risiken zu identifizieren und zu bewerten, sodass Maßnahmen entwickelt werden, um Risiken zu minimieren und die Wahrscheinlichkeit des Eintritts dieser zu verringern.

9. Beschaffungsmanagement
Das Beschaffungsmanagement ist der Teilbereich des Projektmanagements, in dem alle Mittel, die im Rahmen eines Projektes benötigt werden, geplant und beschafft werden. Dazu werden Angebote eingeholt und Verträge geregelt.

Im Projektmanagement durchläuft ein Projekt grundsätzlich fünf verschiedene Phasen, die aus verschiedensten Aufgaben bestehen. Die Aufgaben müssen erfüllt werden, um eine Phase erfolgreich abzuschließen und die nächste Phase zu erreichen:

Die erste Phase im Projektmanagement ist die Vorbereitungsphase. Hier werden alle Rahmenbedingungen für das Projekt geklärt: Inhalt, Dauer, Kosten, Aufwand… Besonders wichtig ist es, in dieser Phase bereits Projektziele zu definieren. Dabei können die Erstellung eines Projektplans und die SWOT-Analyse hilfreiche Instrumente sein.

In der zweiten Phase, der Initiierung, startet das Projekt und damit das Projektmanagement erst richtig. Aufgaben werden konkret verteilt, es werden Zeitpläne erstellt, etc. Damit werden in der Planungsphase alle wichtigen Entscheidungen rund um das Projekt getroffen.

Die dritte Phase im Projektmanagement ist die Durchführungsphase und damit auch die üblicherweise längste der fünf Phasen. Die zuvor erstellte Planung wird umgesetzt und die Aufgaben werden bearbeitet. Besonders wichtig ist dabei die Zusammenarbeit im Team.

Bei der vierten Phase, der Steuerung, erfolgt das Projektcontrolling. Der Projektstatus wird kontinuierlich erfasst, sodass Probleme und Abweichungen frühzeitig erkannt werden. Dazu werden Daten und Informationen stets ausgewertet.

In der letzten Phase wird das Projekt abgeschlossen. Projektergebnisse werden zusammengefasst und evaluiert. So lässt sich aus den Ergebnissen lernen und herausstellen, was bei den nächsten Projekten optimiert werden kann.