Rechnungen digitalisieren: Zeit und Aufwand sparen mit der richtigen Belegverwaltung

Rechnungen digitalisieren, daran führt kein Weg mehr vorbei, spätestens seitdem die Digitalisierung von Rechnungen vom Gesetzgeber im B2B-Bereich als verbindlich beschlossen wurde. Demnach ist das Scannen von Belegen eine Tätigkeit, mit der so ziemlich jedes Unternehmen im Alltagsgeschäft konfrontiert wird, denn auch in unserem Digitalen Zeitalter gibt es noch viele Rechnungen in Papierform.

Elektronische Rechnungen sind im B2B Bereich ab dem 01.01.2025 verpflichtend! Das bedeutet, dass Unternehmen ab diesem Zeitpunkt Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden müssen. Durch diese Maßnahme sollen Prozesse vereinfacht werden. Auch die Umwelt wird durch die Digitalisierung von Rechnungen geschont, da Papierrechnungen reduziert werden. Um Rechnungen digitalisieren zu können ist es wichtig, sich frühzeitig vorzubereiten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Rechnungen digitalisieren wird Pflicht. Aber was bedeutet das nun für kleine und mittelständische Unternehmen?

Unternehmen sind durch die neue Gesetzgebung in der Pflicht bestimmte technische Anforderungen zu erfüllen. So müssen gegebenenfalls neue Techniken in die bestehenden integriert werden, mit denen Rechnungen digitalisieren möglich wird. Eventuell muss auch auf eine neue Softwarelösung gesetzt werden, damit die Digitalisierung der Verwaltung reibungslos funktioniert.

Softwarelösungen die zur Digitalisierung der Verwaltung beitragen gibt es in vielfacher Menge und mit diversen Ausstattungen. Unserer Meinung nach ist die die Digitalisierung der Verwaltung in kaufmännischer Hinsicht nicht nur eine Frage der Software, sondern eine Frage der Organisation.

Um die Digitalisierung der Verwaltung effektiv umzusetzen, müssen zunächst die derzeitig bestehenden kaufmännischen Prozesse aufgenommen und analysiert werden.

Verantwortlichkeiten sind zu definieren. Außerdem ist zu hinterfragen, ob die Digitalisierung der Verwaltung für bestimmte Kernbereiche überhaupt notwendig ist oder ob Prozesse gar schlanker gestaltet werden können.

Ist der Ist-Stand analysiert kann die entsprechende Softwarelösung zur Digitalisierung der Verwaltung ausgewählt und die digitalen Prozesse festgelegt werden. Wichtig dabei ist Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie stehen, sie auf die neue Technologie vorzubereiten, zu schulen und bei der Digitalisierung der Verwaltung stets zu begleiten.

An der Digitalisierung der Verwaltung führt kein Weg mehr vorbei. Die Kunst hierin ist, genau den Grad zu finden, der einem Unternehmen am besten weiterhilft. Was nützt einem die teuerste Software, wenn man nur 10 % der Funktionen benötigt oder sie so kompliziert zu bedienen ist, so dass die Mitarbeiter diese ablehnen.

Wird die Verwaltung erfolgreich digitalisiert, bieten sich einem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

Neben den ganzen Vorzügen gibt es bei der Digitalisierung der Verwaltung aber auch einiges zu beachten:

Wie die Digitalisierung von Rechnungen umgesetzt wird ist abhängig davon, ob eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung digitalisiert werden soll.

Du willst eine Eingangsrechnung digitalisieren? Geht diese in Papierform ein, muss diese eingescannt werden. Dies gelingt beispielsweise über ein Scan-Gerät oder per App, sodass ganz auch einfach das Smartphone mit Kamera genutzt werden kann. Wichtig ist, dass die eingescannte Rechnung gut lesbar ist. Dann kann die Rechnung GoBD-konform abgelegt werden – Stichwort Revisionssichere Archivierung.

Will man Eingangsrechnung digitalisieren, die auch in digitaler Form eingegangen sind, muss diese in dem Dateiformat abgespeichert werden, indem man sie erhalten hat.

Beim Ausgangsrechnungen digitalisieren empfiehlt es sich, diese Rechnung direkt in digitaler Form zu erstellen und auf elektronischem Wege zu versenden. Aber auch hier auf die Rechtssicherheit zu achten. Ausgangsrechnungen sind in einem Dokumentmanagementsystem (DMS) zu archivieren, in dem Rechnungen revisionssicher und GoBD-konform aufbewahrt werden können.

Du willst analoge Rechnungen digitalisieren und fragst dich, ob diese dann überhaupt gültig sind? Die Antwort lautet ja, solange die eingescannten Rechnungen den Anforderungen der GoBD entsprechen:

Du willst analoge Rechnungen digitalisieren und fragst dich, ob diese dann überhaupt gültig sind? Die Antwort lautet ja, solange die eingescannten Rechnungen den Anforderungen der GoBD entsprechen:

Nicht nur auf Grund der Gesetzesänderung zum 01.01.2024 solltest du deine Rechnungen digitalisieren. Die Digitalisierung von Rechnungen ist immer weiter im Vormarsch und ein großer Schritt in die Richtung zum papierlosen Büro. Außerdem kann durch die Digitalisierung von Rechnungen mit der richtigen Softwarelösung und den richtigen Tools ein schnelleres und effizienteres Arbeiten gewährleistet werden.

Rechnungen digitalisieren bietet einem Unternehmen also einige Vorteile. Darunter die folgenden:

Rechnungen digitalisieren ist spätestens ab 2025 Pflicht, worauf wartest du noch? Profitiere auch du von einer smarten Softwarelösung zur Digitalisierung von Rechnungen und zur Digitalisierung der kaufmännischen Verwaltung!