Erfolgreiches Website Briefing erstellen

Du hast beschlossen, eine Website für dein Unternehmen oder dein Projekt zu erstellen. Bevor du dich in den Gestaltungsprozess stürzt, gibt es einen entscheidenden Schritt, den du nicht übersehen solltest: das Verfassen eines Website Briefing. Dieses Dokument bildet das Rückgrat deiner Zusammenarbeit mit dem Webentwickler und stellt sicher, dass deine Vision klar kommuniziert wird. In diesem Blogartikel zeigen wir dir, wie du ein effektives Website Briefing verfasst, damit deine Website genau deinen Vorstellungen entspricht und deinen Erfolg online unterstützt.

Ein Briefing ist eine formelle Anweisung oder eine detaillierte Informationsübermittlung, die eine Person oder eine Gruppe von Personen darauf vorbereitet, eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen oder ein Projekt durchzuführen. Im Kontext der Erstellung einer Website bezieht sich ein Website Briefing auf ein Dokument oder eine Besprechung, in der die Anforderungen, Ziele, Vorlieben und Erwartungen des Kunden an die zu erstellende Website festgelegt werden. Es dient als Leitfaden für den Webentwickler, um sicherzustellen, dass die erstellte Website den Bedürfnissen und Wünschen des Kunden entspricht. Ein gutes Website Briefing enthält Informationen zur Zielgruppe, zum Design, zur Funktionalität, zum Inhalt und anderen wichtigen Aspekten der Website.

Briefings dienen als Grundlage für die Umsetzung verschiedenster Projekte, unabhängig von ihrer Größe oder Ausrichtung. Drei gute Gründe, ein Website Briefing zu erstellen:

• Dokumentation von Ist-Stand, Ziel und Rahmen: Ein Website Briefing dient dazu, den aktuellen Stand, die Zielsetzung und die Rahmenbedingungen eines Web-Projekts festzuhalten. Wichtige Informationen werden dokumentiert, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Kenntnisstand sind und jederzeit darauf zurückgreifen können.
• Auftraggeber aktivieren: Ein Website Briefing hilft dem Auftraggeber dabei, die Aufgabenstellung oder Zielsetzung konkret zu benennen. Es leitet ihn von einer ungefähren Vorstellung zu einem klaren Bild und ermöglicht es ihm, Vorgaben, Wünsche und Details zu äußern.
• Auftragnehmer bekommt Klarheit: Der Auftragnehmer kann auf Basis des Website Briefing die Erwartungen des Kunden besser treffen. Nur wenn er die Wünsche und Details des Auftraggebers versteht, kann er entsprechend handeln. Klare Kriterien geben dem Kreativteam Verantwortung, Freiheit und Vertrauen und sparen Zeit, indem potenzielle Probleme und Fragen frühzeitig gelöst werden.
• Darüber hinaus unterstützt eine sorgfältig vorbereitete Briefingunterlage bei der erfolgreichen Umsetzung des Projekts. Eine klare Informationslage beugt Missverständnissen vor und macht die Zusammenarbeit effizienter. Weniger Zeit für die Fertigstellung des Web-Projekts und eine verringerte Genehmigungszeit sind weitere Vorteile, die aus einem gut durchdachten Website Briefing resultieren. Zudem ermöglicht ein gutes Website Briefing die Messung des Erfolgs anhand klarer Erfolgskriterien, was die Chancen für das Kreativteam erhöht, ein Endprodukt zu liefern, das alle Erwartungen erfüllt.

Ein Website Briefing ist entscheidend für den Erfolg eines Website-Projekts aus mehreren Gründen:

• Klare Kommunikation: Es ermöglicht eine klare Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Webentwickler, indem es die Erwartungen, Ziele und Anforderungen des Kunden festlegt.
• Richtlinien und Leitlinien: Es dient als Leitfaden für den Webentwickler, um sicherzustellen, dass die erstellte Website den Bedürfnissen und Wünschen des Kunden entspricht.
• Vermeidung von Missverständnissen: Es minimiert Missverständnisse und Missinterpretationen, indem alle relevanten Informationen und Anforderungen im Voraus festgelegt werden.
• Effizienz: Ein gutes Website Briefing spart Zeit und Ressourcen, indem es den Entwicklungsprozess effizienter gestaltet und unnötige Überarbeitungen reduziert.
• Kundenorientierung: Es stellt sicher, dass die erstellte Website den Bedürfnissen der Zielgruppe entspricht und die gewünschte Benutzererfahrung bietet.

Somit ist ein Website Briefing ein unverzichtbares Instrument, um sicherzustellen, dass das Endprodukt den Anforderungen des Kunden entspricht und den Erfolg des Website Projekts unterstützt.

Das Website Briefing betrachtet sowohl den aktuellen Stand als auch die zukünftigen Perspektiven deines Projekts oder Unternehmens. Typischerweise beinhaltet es Informationen über dein Unternehmen selbst, den Markt und die Wettbewerbssituation, die Zielsetzungen und die Zielgruppen sowie projektbezogene Details. Zudem werden praktische Informationen zu den Rahmenbedingungen wie Zeitplan und Budget für uns als Agentur bereitgestellt.

Im ersten Teil des Überblickes teilst du uns allgemeine Informationen über dein Projekt und dein Unternehmen mit. Das beinhaltet Details zur Branche, deine Unternehmensphilosophie und was euch einzigartig macht. Wir möchten gerne wissen, wie du deinen Elevator Pitch formulierst, wie du dich im Markt positionierst und was deine Kunden dazu bringt, sich für dein Unternehmen zu entscheiden.

Dann ist es hilfreich den aktuellen Stand deiner Website, vorhandene Analysedaten, Erfahrungswerte und Stärken und Schwächen zu kennen. So lässt sich herausfinden, was auf der aktuellen Website gut funktioniert, was fehlt und welches Feedback du von deinen Kunden erhalten hast. Zudem ist es wichtig, dass du uns bzw. deiner Agentur im Website Briefing mitteilst, welchen Eindruck die neue Website im Vergleich zur aktuellen vermitteln soll.

Bei der Festlegung der Ziele und Aufgabenstellung im Website Briefing geht es darum, konkrete und messbare Ergebnisse zu definieren, die über den allgemeinen Wunsch nach mehr Umsatz hinausgehen. Hierbei ist es wichtig, die SMART-Regel zu beachten: Die Ziele sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein.

Wir möchten von dir wissen, welche Hauptziele du mit dem Projekt verfolgst und welche KPIs du erreichen möchtest, und das innerhalb welchen Zeitraums. Zudem sind mögliche Nebenziele von Interesse sowie deren Priorisierung zueinander. Weiterhin möchten wir erfahren, welche internen Erwartungen an den Projektablauf gestellt werden.

Bei der Umsetzung des Projekts ist es von entscheidender Bedeutung zu verstehen, wer die Hauptzielgruppe der Website ist. Du gibst uns als Agentur Informationen über die demografischen Merkmale wie Alter, Geschlecht, sozialen Status und das Einzugsgebiet der Zielkunden weiter.

So ist es für die umsetzenden Leute wichtig zu wissen, welche Zielgruppen es gibt, wer die Hauptzielgruppe ist und wer die Sekundärzielgruppen sind. Zudem interessiert es deine Agentur, mit welchen Fragen oder Erwartungen die Besucher die Website besuchen. Diese Informationen helfen dabei, die Website gezielt auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Zielgruppe anzupassen.

Im Rahmen eines Website Briefing ist es auch wichtig die Mitbewerber genauer zu betrachten. So sollte die Konkurrenz analysiert werden und deren Stärken und Schwächen untersucht. Auf diese Weise lassen sich für dich, dein Unternehmen und die ausführende Agentur wichtige Erkenntnisse sammeln, die Inspiration für das eigene bevorstehende Projekt bieten kann. Hierbei kann die Beantwortung folgender Fragen helfen:

Wer sind die bedeutendsten Wettbewerber in der Branche?
Was sind ihre Schwerpunkte und Alleinstellungsmerkmale?
Welche Aspekte beherrscht die Konkurrenz besonders gut und welche weniger?
Wie präsentieren sich ihre Online-Auftritte?

In Bezug auf das Design ist es wichtig klare Vorstellungen und Wünsche im Website Briefing zu kommunizieren, falls vorhanden. Hilfreich für die umsetzende Agentur sind Beispiel-Websites, die als Referenz dienen könnten. Sollten keine konkreten Vorstellungen vorhanden sein, tastest du dich an das Thema heran, indem du dir Fragen zu der gewünschten Wirkung, den Eigenschaften und den Assoziationen stellst. Zudem beachte dein Corporate Design, wie auch das Corporate Design Manual, wenn dein Unternehmen eines besitzt.

Folgende Fragen sollten im Website Briefing beantwortet werden:

Welche Gestaltungselemente sind bereits vorhanden (wie z.B. Logo, Farben, Typografie)?
Welche Wirkung soll durch das Design erzielt werden?
Welche Assoziationen sollen mit dem Unternehmen verbunden werden?

Auch hier ist es für die betreuende Agentur wichtig zu wissen, was die angestrebten Eigenschaften für den Kunden und seine Zielgruppe sind. Dennoch gibt es aber in der heutigen Zeit einige Standards, die eine Agentur berücksichtigen sollte und dies bei Umsetzung der Kundenwünsche beachten. So sollte jede Website eine klare und übersichtliche Startseite haben, die die Dienstleistung bzw. das Produkt bewerben. Zudem sollte jede Dienstleistung/ jedes Produkt eine eigene Unterseite erhalten. Ebenso sind Kontaktseite, Standort, Über uns, wie auch die rechtlichen Informationen inzwischen Standard und sollten von einer Web- oder Marketingagentur beachtet werden. Auch Kundenbewertungen sind heutzutage Gang und gebe und können insbesondere bei Onlineshops das Vertrauen stärken.

Natürlich ist die Agentur, die mit der Umsetzung betraut ist, kein Experte in deinem Fachgebiet. Daher ist es notwendig, dass du die Inhalte und das Fachwissen lieferst. Dies müssen nicht die finalen Texte sein, aber hilfreich sind Beschreibungen deiner Dienstleistungen/Produkte und deren Vorteile im Website Briefing. Informationen über dich, dein Team und eure Erfahrung, ebenso wie Kontaktdaten und Öffnungszeiten. Aber natürlich darf es auch gern mehr sein wie Bilder der Arbeit, der Räumlichkeiten und der Produkte oder Dienstleistungen. So kann die Agentur dein Unternehmen möglichst genau widerspiegeln.

Auch für diesen Bereich gibt es einige Standards, die erfüllt sein müssen für eine funktionstüchtige Website. Dennoch gibt es hier verschiedene Optionen, die nicht verpflichtend, aber sehr empfehlenswert sind. Dies ist beispielsweise das Responsive Design, welches eine optimale Ansicht auf Mobilgeräten ermöglicht oder eine einfaches Content-Management-System, welches eine eigenständige Aktualisierung in der Zukunft ermöglicht. Ebenfalls gibt es neben dem Inhalt auch einige technische Einstellungen, die für die Sichtbarkeit in den Suchmaschinen nützlich sind.

Muss dein Projekt bis zu einem gewissen Datum fertig gestellt sein? Dann teile dies direkt zu Beginn im Website Briefing mit, dass die Agentur schauen kann, ob dies umsetzbar ist. So können hier Missverständnisse ausgeschlossen werden und klare Deadlines für den Zeitplan erarbeitet werden.

Selbiges gilt für das Budget. Unterschiedliche Agenturen haben teils unterschiedliche hohe Sätze (teils aber auch in Abhängigkeit der Qualität) und Unternehmen unterschiedliche finanzielle Mittel. Hier kann dir jedoch eine Förderung unter die Arme greifen um ein komplexes und umfangreiches Website-Projekt zu unterstützen.

Frühzeitige Planung und Kommunikation sind entscheidend, um einen reibungslosen Projektverlauf sicherzustellen. Kläre daher Honorare, Erwartungen und Rahmenbedingungen bereits vor dem eigentlichen Start des Projekts, um Missverständnisse oder Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Dies beinhaltet auch eine transparente Diskussion über Honorare, Fremdkosten, Reisekosten, Nutzungsrechte und Zahlungsmodalitäten.

Wertschätzung der Kreativleistung der Agentur ist ebenfalls von großer Bedeutung. Deutlich zu machen, dass Kreativität nicht einfach „eingekauft“ werden kann wie Bürobedarf, sondern dass sie angemessen honoriert wird, ist wichtig. Dies umfasst nicht nur eine faire Bezahlung, sondern auch die Übernahme von Reisekosten und anderen Aufwänden. Eine angemessene Bezahlung signalisiert Wertschätzung und motiviert die Agentur zu Höchstleistungen.

Im Website Briefing sollten klare Ziele und Bewertungskriterien festgelegt werden, damit die Agentur genau versteht, was von ihr erwartet wird. Dazu gehört auch die Definition von Bewertungskriterien, anhand derer die Arbeit der Agentur bewertet wird. Eine klare Kommunikation und Transparenz in dieser Hinsicht sorgt für ein gegenseitiges Verständnis und verhindert Missverständnisse im weiteren Verlauf des Projekts.

Persönliche Treffen sind unerlässlich, um ein gemeinsames Verständnis für die Aufgabenstellung zu entwickeln und eine gute Arbeitsbeziehung aufzubauen. Ein persönliches Website Briefing ermöglicht es, ein gemeinsames Gefühl für die Aufgabe zu entwickeln und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind.

Eine Abstimmung im Team, bevor das Website Briefing an die Agentur weitergegeben wird, verhindert Missverständnisse und stellt sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Erwartungen haben. Dies fördert auch die Akzeptanz und Unterstützung des Projekts im gesamten Team.
Die Verwendung von Bildern und visuellen Hilfsmitteln im Website Briefing kann helfen, deine Vorstellungen und Anforderungen zu veranschaulichen und Missverständnisse zu vermeiden. Sie ermöglichen es der Agentur, deine Erwartungen besser zu verstehen und entsprechend umzusetzen.

Gib der Agentur Freiheiten bei der Umsetzung des Projekts, aber definiere klare Meilensteine und Ziele. Dies ermöglicht es der Agentur, kreativ zu arbeiten und innovative Lösungen zu entwickeln, während gleichzeitig sicherstellt wird, dass das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.

Fordere von der Agentur zunächst Inspirationen und Ideen ein, bevor du ausgearbeitete Lösungen verlangst. Dies ermöglicht es der Agentur, verschiedene Ansätze zu präsentieren und sicherzustellen, dass die endgültige Lösung den Anforderungen und Erwartungen entspricht.

Schließlich ist es wichtig, der Agentur die Möglichkeit zu geben, ihre Ideen vorzustellen und unmittelbares Feedback zu erhalten. Dies fördert eine offene Kommunikation und ermöglicht es, etwaige Probleme frühzeitig anzugehen und Lösungen zu finden.