Bedeutung einer Verfahrensdokumentation
Wusstest du, dass eine fehlende Verfahrensdokumentation zur Verwerfung deiner Buchführung führen kann?
Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist es mittlerweile üblich, dass der Prüfer eine solche Dokumentation vom Unternehmer einfordert.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation gibt einen Überblick über die digitalen steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme in einem Unternehmen. Sie dient also dazu, nachzuweisen, dass bei der Verarbeitung digitaler Dokumente alle Richtlinien befolgt und erfüllt wurden.
Wann sollte eine Verfahrensdokumentation vorliegen?
Sie sollte dann vorliegen, wenn du Bilanzen oder Einnahmeüberschussrechnungen erstellst und deine Prozesse EDV-gestützt abbildest. Kurz gesagt, sobald du auch verpflichtet bist, dich an die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zu halten.
Was passiert ohne Verfahrensdokumentation?
Fehlt solch eine Dokumentation und kann ein Unternehmen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit seiner Prozesse nicht darlegen, kann das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen, was zu erheblichen steuerlichen Nachzahlungen führen kann. Auch kann es passieren, dass die Besteuerungsgrundlage geschätzt wird, was oftmals zu Ungunsten des Unternehmens geschieht.
Was sollte in einer Verfahrensdokumentation enthalten sein?
Eine solche Dokumentation sollte alle relevanten Informationen zu den Buchhaltungsprozessen und -verfahren enthalten. Dazu gehören unter anderem:
Wichtig zu wissen
Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist eine aussagekräftige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- und Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Sie muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung der Beschreibung ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie der eingesetzten DV-Systeme. Die Dokumentation muss versioniert werden und eine nachvollziehbare Änderungshistorie enthalten.
Wir von HENZGEN + SCHOMMER unterstützen dich gerne bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation – schnell, sicher und professionell.
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation kann durch die BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) bezuschusst werden.
