Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Digitale Potenziale ausschöpfen

In der heutigen Zeit macht sich die Digitalisierung nicht nur im Alltag, sondern auch in der Arbeitswelt stark bemerkbar.

Prozesse rauben Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern verursachen auch große finanzielle Aufwendungen. Die Lösung: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Die Digitalisierung bietet Unternehmen durch verschiedenste Tools und Technologien immense Potenziale, die ein effizienteres Arbeiten ermöglichen.

In diesem Blogbeitrag erfährst du unter anderem, was es mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen auf sich hat, welche Vorteile sich ergeben und welche Prozesse überhaupt digitalisiert werden können.

Spricht man davon, Geschäftsprozesse zu digitalisieren, so ist der Prozess der Umwandlung von analogen, manuellen oder in Papierform stattfindenden Abläufen zu digitalen Abläufen gemeint. Kurz gesagt: die Umwandlung von Analog auf Digital. Unternehmen setzen Software und Tools ein, um Prozesse zu optimieren. So gelingt es, durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen Abläufe effizienter zu gestalten.

Es gibt diverse Gründe, die für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sprechen. Im Fokus steht hierbei der Wandel der Wirtschaft und die Digitale Transformation. Durch die Einbindung digitaler Technologien in die unterschiedlichen Unternehmensbereiche gelingt es Unternehmen nicht nur effizientere Arbeitsabläufe zu schaffen, sondern auch eine verbesserte Agilität und eine erhöhte Innovationskraft zu erlangen. So gelingt es wettbewerbsfähiger zu sein und schnell auf veränderte Bedingungen auf dem Markt reagieren zu können.

1. Digitale Prozesse sparen Zeit
Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen werden Abläufe automatisiert. Mit der Umstellung von analogen auf digitale Workflows können Unternehmen effizienter Arbeiten und zeitaufwändige Aufgaben reduzieren. Grund hierfür: Digitale Prozesse gewährleisten eine höhere Verarbeitungskapazität als analoge Prozesse.

2. Digitale Prozesse sparen Kosten
Zunächst einmal scheint die Digitalisierung von Geschäftsprozessen eine große Investition zu sein. Was hierbei aber auf keinen Fall aus dem Blick geraten sollte: Zeit ist Geld. Digitale Prozesse ermöglichen eine erhöhte Verarbeitungskapazität, wodurch Prozesse produktiver und schneller abgewickelt werden können. Demnach werden durch digitale Prozesse Kosten gespart und die auf den ersten Blick scheinbar große Investition wird langfristig für das Unternehmen lohnend sein.

3. Digitale Prozesse sind effizienter
Prozesse, die normalerweise manuell erledigt werden müssen, werden durch die Digitalisierung in ihrem Ablauf automatisiert. Dadurch werden Prozesse fehlerfreier gestaltet und ermöglichen eine schnelle Kommunikation. Außerdem wird den Mitarbeitern eines Unternehmens durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen eine Menge Zeit erspart, sodass diese sich mehr auf die strategischen Aufgaben fokussieren können.

4. Digitale Prozesse erhöhen die Kundenzufriedenheit
Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird es Unternehmen ermöglicht, schneller und effizienter auf die Anfragen der Kunden und deren Bedürfnisse reagieren zu können. Das Ergebnis: eine höhere Kundenzufriedenheit.

5. Digitale Prozesse erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit
Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit Einsatz verschiedener Technologien und Tools wird die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter reduziert und der Workflow verbessert. Damit steigert sich auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

6. Digitale Prozesse sind flexibel
Du denkst digitale Prozesse sind mit einem großen Aufwand verbunden? Die unterschiedlichen Softwarelösungen können meist ganz unkompliziert angepasst werden, sodass diese sogar im laufenden Betrieb angepasst werden können, ohne dabei zu Störungen zu führen.

7. Digitale Prozesse steigern die Wettbewerbsfähigkeit
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bringt klare Vorteile mit sich: Mehr Zeit und mehr Geld. Damit ist es einem Unternehmen gleichzeitig möglich, besser auf die Bedürfnisse der Kunden oder sich ändernde Marktbedingungen reagieren zu können.

Die Gründe sprechen eindeutig für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen – aber wie geht man am besten vor, um digitale Prozesse im Unternehmen einzuführen?

1. Ist-Zustand analysieren
Zunächst einmal ist es bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen wichtig, sich einen Überblick über die bestehenden Prozesse im Unternehmen zu verschaffen. Dabei sollte man folgend Fragen im Blick zu halten:

– Wie laufen die Prozesse momentan ab?
– Wie viel Zeit nehmen sie in Anspruch?
– Gibt es Verbesserungsbedarf?
– Wo liegen die Schwachstellen?
– Wird der Prozess häufig oder selten durchlaufen?

2. Bedarfsanalyse durchführen
Ist erstmal ein Überblick über die bestehenden Unternehmensprozesse verschafft, gilt es nun zu identifizieren, welche Prozesse digitalisiert werden können. Bei dieser Analyse sollen die Prozesse ausfindig gemacht werden, wo der Bedarf am höchsten ist und wo man am meisten von einer Digitalisierung profitiert:

– Welche Arbeitsschritte sind für eine Digitalisierung geeignet?
– Welche Vorteile bringen digitale Prozesse? Sind die Vorteile langfristig?
– Welche Ressourcen müssen investiert werden?
– Wem bringt die Prozessdigitalisierung Vorteile? Kunden, Lieferanten, dem Unternehmen selbst?
– Muss der Prozess vollständig digitalisiert werden oder reichen Teilschritte?

Durch die Beantwortung dieser Fragen kristallisiert sich heraus, bei welchen Prozessen der Bedarf besteht, diese zu digitalisieren. Außerdem lässt sich aus den Ergebnissen eine Priorisierung erstellen, welche Prozesse durch eine Digitalisierung den meisten Nutzen versprechen.

3. Vorgehensweise und Ziele definieren
Ist der ausführliche Überblick über die bestehenden, zu digitalisierenden Prozesse verschafft, ist es an der Zeit, eine Vorgehensweise festzulegen und Ziele zu definieren, die durch die Optimierungen erreicht werden sollen. Wichtig ist es, die genauen Anforderungen an das Projekt zu bestimmen: In welchem Zeitfenster soll die Prozessdigitalisierung umgesetzt werden? Welches Team ist an dem Projekt beteiligt und wer hat welche Verantwortung? Wo liegen die Kosten? Die Erstellung eines Strukturplans kann dabei helfen, jederzeit einen Überblick über Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu haben.
Auch ist es wichtig, die geeigneten Lösungen zu wählen. Mit welchen Software- und Hardware-Lösungen lässt sich das Projekt umsetzen? Hier gilt es die Lösung zu wählen, die am besten zu den Bedürfnissen und den Anforderungen des Unternehmens passen.

4. Implementierung digitaler Prozesse
Die Strategie steht – nun geht es an die Umsetzung! Nach und nach werden die einzelnen Prozesse optimiert. Bei der Implementierung wird mit demjenigen Prozess gestartet, bei dem der Bedarf zuvor am höchsten priorisiert wurde. Die neue Hard- bzw. Software kann in die bestehende Infrastruktur integriert und den Nutzern bereitgestellt werden.

5. Überprüfung und Optimierung
Ist die Software erfolgreich implementiert, steht die Prozessoptimierung dennoch nicht still! Es ist wichtig zu beobachten:

– Wurden die gesetzten Ziele erreicht?
– Hat sich der Arbeitsaufwand reduziert?
– Sind Arbeitsabläufe fehlerfrei?
– Sind die optimierten Prozesse benutzerfreundlich?
– Kann der Prozess weiter verbessert werden?

Anhand dieser Überlegungen können wichtige Schlüsse gezogen und Prozesse weiterhin optimiert werden.

Die Gründe für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die simple Umsetzung haben dich überzeugt, aber jetzt fragst du dich, welche Prozesse überhaupt digitalisiert werden können? Darauf gibt es eine ganz einfache Antwort: alle! Es gibt für so ziemlich jeden Unternehmensprozess Technologien und Tools, die die Arbeitsabläufe optimieren können.

Hier sind einige Beispiele, welche Prozesse in Unternehmen von einer Digitalisierung profitieren können:

Oftmals nehmen kleine und mittelständische Unternehmen an, dass sich die Digitalisierung von Geschäftsprozessen nur für große Unternehmen lohnt. Doch dieser Ansatz ist falsch! Auch für KMUs bringen digitalisierte Prozesse viele Chancen mit sich. Auch sie können mit der Digitalisierung Zeit und Kosten einsparen sowie effizientere Arbeitsabläufe schaffen und sich vom Wettbewerb abheben.

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